Сохраняйте контекст каждой записи
Указывайте объект, договор, период, сумму, валюту и соответствующие даты. Срок оплаты не равен дате поступления денег.
- Аренда и другие согласованные начисления.
- Фактические поступления и их реквизиты.
- Отдельный учёт залога.
- Просроченные суммы отдельно от будущих начислений.
Учитывайте частичные платежи и начальный остаток
Сохраняйте видимость долга и переплаты. При переносе действующей аренды в систему сверяйте начальный остаток, не регистрируя старые поступления повторно.
Проводите ежемесячную сверку
Показывайте начальный остаток, новые начисления, платежи и конечный баланс. Прикрепляйте подтверждающие документы и проверяйте импорт из таблиц до сохранения. Объясняя баланс арендатору, используйте те же зарегистрированные данные.
Пример: задолженность 37 000 Ft
Условный пример: начальный долг — 12 000 Ft, новая аренда — 200 000 Ft, начисленные коммунальные расходы — 25 000 Ft, платёж арендатора — 200 000 Ft. Конечный долг: 12 000 + 200 000 + 25 000 − 200 000 = 37 000 Ft. В примере сроки оплаты начислений уже наступили по договору. Отдельно хранящийся возвратный залог не уменьшает этот долг автоматически.
Сверяйте и исправляйте по документам
Ежемесячно сверяйте учёт с банковскими выписками или кассовыми подтверждениями. Регистрируйте каждое поступление один раз, отдельно отслеживая погашаемые начисления и нераспределённый остаток. При исправлении сохраняйте исходную запись, причину и дату коррекции. Баланс арендатора с обязательствами и учёт поступлений для налогообложения служат разным целям.